电子发票作为新兴的发票样式，已经有越来越多的纳税人对它感兴趣。“据说电子发票开具非常方便，但是哪些企业可以开具电子发票，开具电子发票需要具备哪些条件，怎么开具、入账等，这些问题我们还真是不懂。”山东万里达机动车驾驶员培训股份有限公司会计刘玉玲说。和刘玉玲有同样疑问的纳税人还有很多，那么究竟增值税电子普通发票应该怎么申领，怎么开具，如何入账呢？

如何申请开具增值税电子普通发票

刚刚大学毕业的王瑞，响应“大众创业、万众创新”的号召，与同学合伙开办了一家咖啡厅，听说国税局已经开始推广增值税电子普通发票，他不清楚自己能否使用，于是前往国税机关咨询。

“不论是大企业、小企业还是个体户，所有需要使用增值税普通发票的纳税人都有申请使用增值税电子普通发票的资格。”临沂市国税局纳税服务科负责人薛万峰说，“要开具增值税电子普通发票，首先要到办税服务厅核定票种，需要带上工商营业执照副本、经办人身份证、公章以及发票专用章，填写《纳税人发票领用票种核定表》，即可办理增值税电子普通发票的票种核定。只要资料齐全、填写内容完整，符合法定形式，国税机关会即时受理，即时办结；如果纳税人还未安装防伪税控设备，在办理完票种核定后，应凭税务机关出具的《增值税税控系统安装使用告知书》到服务单位领购税控系统专用设备，领购金税盘或税控盘后再来办税服务厅办理初始发行。对已经有税控设备的纳税人，只需携带金税盘或税控盘由办税服务厅前台人员办理税控设备授权信息变更即可。完成初始发行或变更发行后，企业就可以在大厅领取电子发票号码了。”

怎样开具增值税电子普通发票

看到前来咨询的王瑞，莒南龙大肉食品有限公司财务经理王优秀热情当起了操作解说员，“其实，开具增值税电子普通发票流程非常简单，与开具纸质发票相比，只需多安装一个软件即可。纳税人领完电子发票号码后，向技术服务公司申请安装电子发票服务平台，安装好以后就可以开具电子发票了。开票时只需登录增值税电子普通发票软件，找到发票管理模块，打开发票填开，在增值税电子普通发票模块中填写购买方信息及货物名称、数量、金额，点击保存。保存之后，这张电子发票就已经正式生成了，就这么简单。”

“接着需要打开电子发票服务平台，平台每隔三十秒自动刷新发票信息，在刷新后的发票列表中，选中需要传递的发票，点击‘另存为’，将这张发票保存至电脑，通过邮箱或微信发送给购买方即可。电子发票极大地节约了开票方的发票邮寄费用，尤其是对我们这种开票量大的企业，电子发票降低成本的作用很明显。”王优秀边操作边解释说，“电子发票报销时可以重复打印，具有可复制性，但是一旦开具，如果需要作废，必须通过开具红字增值税电子普通发票冲减。”

一旁的山东三方化工集团有限公司财务经理徐淑东补充说：“对业务量多，开票量大的企业来说，可以从开票软件中，按日、按周、按月汇总导出excel表格，导出后每行发票信息都具有受票方名称、商品名称、数量、金额、税额等详细内容，企业可以以导出的汇总发票信息作为凭证附件直接入账。”

电子发票入账需要注意哪些问题

“对受票方来说，电子发票入账前还需要注意一些细节。”临沂市国税局货物和劳务税科副科长提示说，“第一要查询真伪；第二要防止发票信息重复，造成重复报销；第三要查看发票内容是否正确无误。”

对于查验发票的真伪问题，王瑞心中还有疑虑：“电子发票还有假的？那怎么分辨呢？”“电子发票确实存在造假的可能，但假电子发票的识别也是非常容易的。”临沂市国税局信息中心负责人徐庆开说，“电子发票受票方可以登录‘国家税务总局全国增值税发票查验平台’输入发票代码、发票号码、开票日期、开具金额和验证码后，点击查验。如果受票方输入的发票检验信息与税务机关电子信息一致，则显示相关的发票详细信息；如果输入的发票校验信息与税务机关电子信息至少有一项不一致，则显示查验不一致的结果信息。”

仁和堂药业有限公司的财务负责人曹胜亮也提醒道：“电子普通发票只要打印出纸质版，均属于合规的报销凭证和税收凭证，所以出纳人员收到电子发票后，一定要注意打印出的电子发票的唯一性，防止重复报销。根据我的经验，建议财务人员通过电脑建立《电子普通发票登记台账》，在报销时手工登记电子普通发票的代码、号码、日期、经手人等信息，下次来报销时首先要检查是否重复。”